Служебный автомобиль – правила использования

На текущий момент в Украине нет четкого, законодательно обоснованного порядка использования служебного автомобиля. При этом каждая компания выдвигает свои требования к использованию служебного автомобиля сотрудниками, и во избежание неприятных ситуаций, стоит эти правила фиксировать письменно, а не только в устной форме.

Виды служебных автомобилей

Так, правила эксплуатации транспортного средства могут различаться в зависимости от того, какое именно авто предоставляется сотруднику:

• то, что находится на балансе компании;
• то, что взято в аренду у третьих лиц;
• авто сотрудника, что оформлено по договору аренды.

Авто предоставляется в пользование работника только после подписания руководителем юридического лица определенного приказа. В нем должны быть указаны такие моменты:

• допустимое время и ситуации для использования автомобилем;
• порядок проведения заправки топливом и техобслуживания, а в случае необходимости, и ремонта;
• порядок хранения автомобиля и кто платит за парковку / гараж;
• ограниченный «пробег» и территория для использования, что проверяется посредствам GPS-трекеров;
• порядок снятия показаний с пробега.

Далее стоит указать, на какой именно законодательной основе сотрудник имеет право пользоваться авто. Это может быть аренда на определенный установленный срок, или же от случая к случаю. В последнем варианте оформление маршрутных (путевых) листов является обязательным. Плюс таких процедур в том, что риск использования ТС в личных целях снижается максимально. Но при этом есть и другая сторона медали – сложно своевременно оформить путевой лист сотрудникам, которые работают сверхурочно, например, страховые агенты, автоэксперты, которые могут выехать к клиенту в любое время дня и ночи. У сотрудника на руках во время пользования ТС должен быть техпаспорт, копия приказа, водительское удостоверение, а также при необходимости путевой лист.

Финансовые особенности пользования служебным автомобилем

Стоимость обслуживания автомобиля сотрудником может быть удержана из зарплаты или же внесена в кассу предприятия лично в установленные для этого периоды. если же служебным автомобилем пользуется директор, но при этом он ничего не платит за обслуживание авто, это считается «дополнительным благом», с которого нужно оплатить НДФЛ, размер которого рассчитывается с учетом «натурального» коэффициента. Эта операция также облагается военным сбором.