Службовий автомобіль – правила використання

На сьогоднішній день в Україні немає чіткого, законодавчо обґрунтованого порядку використання службового автомобіля. При цьому кожна компанія висуває свої вимоги до використання службового автомобіля співробітниками, і, щоб уникнути неприємних ситуацій, варто ці правила фіксувати письмово, а не тільки в усній формі.

Види службових автомобілів

Так, правила експлуатації транспортного засобу можуть різнитися залежно від того, яке саме авто надається працівнику:

• те, що знаходиться на балансі підприємства;
• те, що взято в оренду у третіх осіб;
• авто співробітника, що оформлено за договором оренди.

Авто надається у користування працівника лише після підписання керівником юридичної особи певного наказу. У ньому мають бути зазначені такі моменти:

• допустимий час та ситуації для використання автомобілем;
• порядок проведення заправки паливом та техобслуговування, а у разі потреби, та ремонту;
• порядок зберігання автомобіля та хто платить за парковку/гараж;
• обмежений «пробіг» та територія для використання, що перевіряється за допомогою GPS-трекерів;
• порядок зняття показань із пробігу.

Далі варто вказати, на якій законодавчій основі співробітник має право користуватися авто. Це може бути оренда на певний встановлений термін, або ж час від часу. В останньому варіанті оформлення маршрутних (шляхових) листів є обов'язковим. Плюс таких процедур у тому, що ризик використання ТЗ в особистих цілях максимально знижується. Але при цьому є й інша сторона медалі – складно своєчасно оформити дорожній лист співробітникам, які працюють понаднормово, наприклад, страхові агенти, автоексперти, які можуть виїхати до клієнта у будь-який час дня та ночі. У співробітника на руках під час користування ТЗ повинен бути техпаспорт, копія наказу, посвідчення водія, а також при необхідності подорожній лист.

Фінансові особливості користування службовим автомобілем

Вартість обслуговування автомобіля співробітником може бути утримана із зарплати або внесена до каси підприємства особисто у встановлені для цього періоди. якщо службовим автомобілем користується директор, але при цьому він нічого не платить за обслуговування авто, це вважається «додатковим благом», з якого потрібно сплатити ПДФО, розмір якого розраховується з урахуванням «натурального» коефіцієнта. Ця операція також оподатковується військовим збором.